TIETOSUOJAILMOITUS

Tämän tietosuojailmoituksen antaa Chiesi Farmaceutici S.p.A. ja sen tytäryhtiöt (yhdessä ”Chiesi-konserni” tai ”Chiesi”) sovellettavien tietosuojamääräysten mukaisesti. Sen tarkoituksena on ilmoittaa raportoiville henkilöille, miten käsittelemme heidän raportissaan olevia tietoja.

Jos asut Euroopan unionissa tai ilmoitat rikkomuksesta, joka koskee Euroopan unionissa toimivaan Chiesi-konserniin kuuluvaa yhtiötä, tietojasi käsitellään asetuksen (EU) 679/2016 (”yleinen tietosuoja-asetus”) mukaisesti. Raportin riippumaton rekisterinpitäjä on Chiesi-konserniin kuuluva yhtiö, jonka valitset raporttia lähettäessäsi. Raportit vastaanotetaan ja arvioidaan paikallisella tasolla (ellei niitä nimenomaisesti eskaloida emoyhtiölle Italiassa tai jos paikallista tytäryhtiötä ei ole), ja vain erityisesti koulutetuilla henkilöillä on pääsy niihin ja he ovat vastuussa raportoiduista tiedoista tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti.

”Henkilötiedot” ovat mitä tahansa tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan elävään henkilöön. Ne sisältävät myös erilaisia tietoja, jotka yhdessä voivat johtaa henkilön tunnistamiseen.

”Henkilötietojen käsittely” kattaa laajan valikoiman henkilötietoihin liittyviä toimintoja, mukaan lukien manuaaliset tai automatisoidut keinot. Se sisältää henkilötietojen keräämisen, tallentamisen, järjestämisen, jäsentämisen, säilyttämisen, mukauttamisen tai muuttamisen, hakemisen, konsultoinnin, käytön, luovuttamisen siirtämällä, levittämällä tai muutoin tuomalla saataville, kohdistamisen tai yhdistämisen, rajoittamisen, poistamisen tai tuhoamisen.

”Käyttäjä” on henkilö, joka lähettää raportin alustan kautta (jäljempänä ”SpeakUp&BeHeard” tai ”alusta”).

(1) YLEISET TIEDOT

TARKOITUKSET:

SpeakUp&BeHeard-alusta on verkko- ja puhelinpohjainen järjestelmä, jonka avulla kuka tahansa henkilö, mukaan lukien mutta ei rajoittuen, Chiesin työntekijät, urakoitsijat ja myyjät, voi ilmoittaa lakien, säädösten ja sisäisten käytäntöjen rikkomuksiin liittyvistä epäillyistä tai huolenaiheista. Raportteihin voi sisältyä väitettyjä rikkomuksia konsernin käytännesääntöjen, lahjonnan vastaisen käytännön, lahjonnan vastaisten lakien, rikoslakien ja muiden yhtiön liiketoimintaan ja taloudelliseen koskemattomuuteen vaikuttavien rikkomusten (esim. korruptio, eturistiriidat, epäreilu käyttäytyminen, petokset, sisäpiirikauppa, kirjanpito-ongelmat), ympäristöturvallisuuteen tai eläinten hyvinvointiin liittyvien rikkomusten suhteen.

Chiesi-konserni käsittelee henkilötietojasi vain seuraaviin tarkoituksiin:

- Ilmiantoalustan ja siihen liittyvien raporttien käyttöönotto ja hallinta;
- Raportin elinkaaren hallinta, tutkimusten suorittaminen asianomaisten sidosryhmien kanssa, mukaan lukien julkiset viranomaiset;
- Lainvastaisen toiminnan estäminen ja sitä vastaan toimiminen, tarvittaessa kurinpitotoimien soveltaminen;
- Yhtiön etujen sekä työntekijöiden ja kolmansien osapuolten oikeuksien suojeleminen.

HENKILÖTIETOKATEGORIAT:

Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. SpeakUp&BeHeard-alustassa käytettävissä olevan anonyymin raportointivaihtoehdon avulla voit lähettää raportin antamatta mitään henkilötietoja (huomaa, että paikallisten lakien mukaisesti tiettyjen raporttien tutkiminen voi edellyttää henkilötietojesi paljastamista).

Jos käyttäjä päättää vapaaehtoisesti antaa henkilötietonsa, rekisterinpitäjä voi käsitellä seuraavia tietoryhmiä:

- Käyttäjän tunnistetiedot: nimi, sukunimi ja sähköpostiosoite;
- Raportoidun henkilön tai muiden raportissa mainittujen osapuolten tai rekisterinpitäjän tutkimusten aikana hankkimien henkilöiden henkilötiedot;
- Raportoituun rikkomukseen liittyvät tiedot.

Huomaa, että joihinkin raportteihin sisältyvät tiedot voivat sisältää erityisiä henkilötietokategorioita. Yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 9 mukaan ”erityistietoina” pidetään tietoja, jotka voivat paljastaa rodullisen tai etnisen alkuperän, uskonnolliset, filosofiset uskomukset, poliittiset mielipiteet, jäsenyydet puolueissa tai ammattiliitoissa sekä terveyttä ja seksuaalista elämää koskevat tiedot.

KÄSITTELYN LAILLINEN PERUSTE:

Lakisääteinen velvollisuus: noudattaa sovellettavia lakeja ja määräyksiä ja täyttää toimivaltaisten viranomaisten pyynnöt.

Oikeutettu etu: säilytämme henkilötietojasi myös Chiesi-konsernin yhtiöiden (erityisesti asianomaisten rekisterinpitäjien) oikeutetun edun perusteella, jotta voimme estää ja tutkia TARKOITUKSET-osiossa mainitut väitetyt rikkomukset ja puolustaa yhtiöiden oikeuksia oikeudenkäynnissä tai nostaa oikeuskanteita.

(2) HENKILÖTIETOJESI KÄSITTELY

Raporttisi käsittelee vain erikseen nimetty sisäinen ja ulkoinen henkilöstö tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan myös jakaa tai käyttää muiden yhtiöiden tai henkilöiden kanssa, mukaan lukien alustan palveluntarjoaja. Palveluntarjoaja käyttää tietoja vain järjestelmän ylläpitoa tai teknistä tukea varten.

Chiesi varmistaa henkilötietojesi suojaamisen ja tällaisen käsittelyn laillisuuden nimeämällä asianmukaiset osapuolet tietojen käsittelijöiksi asianmukaisilla tietojenkäsittelysopimuksilla. Siksi kaikkien henkilötietojen käsittelijöidemme on noudatettava sovellettavia tietosuojalakeja ja ryhdyttävä tarvittaviin turvatoimiin.

Tietyissä tilanteissa saatamme joutua jakamaan raportin tietoja, mukaan lukien henkilötietosi, julkisille viranomaisille ja tuomioistuimille, jotka edellyttävät tietojen luovuttamista tapauksen tutkimista tai päättämistä varten, sekä lakimiehelle, joka tarjoaa tukea Chiesille raportin käsittelyn aikana.

Huomaa, että raportoivana henkilönä toimivan käyttäjän henkilöllisyys paljastetaan vain laillisen velvoitteen, aiemmin mainitun luovutuspyynnön tai raportoidun henkilön puolustusoikeuden perusteella (tämä ehto voi vaihdella maakohtaisen lainsäädännön mukaan).

Henkilötietojesi suojaaminen

Chiesi ryhtyy tarvittaviin turvatoimiin suojatakseen henkilötietosi luvattomalta käytöltä, luovuttamiselta tai häviämiseltä, mukaan lukien:

- Kohtuulliset toimenpiteet, joilla varmistetaan, että henkilötietoja kerätään minimointi- ja tarkoituksen rajoitusperiaatteiden mukaisesti. Säilytämme henkilötietojasi rajoitetun ajan seuraavan kohdan (3) mukaisesti, ellei lainsäädäntö edellytä tai salli säilytysajan jatkamista.
- Lukuisat tekniikat henkilötietojen luottamuksellisuuden varmistamiseksi salauksesta, vahvoista salasanoista ja kaksivaiheisesta todentamisesta palomuureihin ja erityisiin ohjelmiin, jotka suojaavat palvelimia ulkoisilta hyökkäyksiltä;
- Liikekumppaneidemme ja palveluntarjoajiemme valinta perustuu tiukkoihin pätevyyskriteereihin ja velvollisuuteen noudattaa tietosuojastandardejamme, jotka on varmistettu erityisillä sopimusperusteisilla säännöksillä. Lisäksi suoritamme auditointeja ja muita arviointeja varmistaaksemme, että ne noudattavat edellä mainittuja vaatimuksia.
- Yksityisyys- ja tietosuojakoulutustestit tietämyksen varmistamiseksi ja muut toimet työntekijöiden ja urakoitsijoiden tietoisuuden lisäämiseksi tietosuojasta.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Kohdassa (1) mainitut henkilötietosi tallennetaan alustan palveluntarjoajan palvelimelle (jotka on erityisesti nimetty tietojenkäsittelijäksi) Italiassa tai Euroopan unionin alueella. Raportin erityisominaisuuksien ja sisällön perusteella henkilötietojasi voidaan siirtää muihin maihin, myös EU:n ulkopuolisiin maihin. Chiesi-konserni on arvioinut raporttien soveltamisalaan kuuluvien kansainvälisten siirtojen vaikutuksia ja ottanut käyttöön asianmukaiset takuut, mukaan lukien vakiosopimuslausekkeiden allekirjoittamisen asianomaisten sidosryhmien kanssa. Chiesi-konsernin yhtiöt tekivät myös yhtiöiden välisen sopimuksen siirroista Yhdysvaltain ja Euroopan tytäryhtiöiden välillä.

Kiina: paikallisten säädösten mukaisesti henkilötietojasi siirretään Kiinan ulkopuolelle, kun olet antanut siihen nimenomaisen suostumuksesi. Huomaa, että lähettämällä raportin (napsauttamalla Lähetä-painiketta) annat suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiseen.

Chiesi Farmaceutici S.p.A:n, Italiassa toimivan emoyhtiön, henkilöstöllä voi olla pääsy raportteihin, joiden avulla he voivat koordinoida hallintoaan Chiesi-konsernissa.



(3) HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA


Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeen ja yhdenmukaista raporttisi hallinnan aikana mahdollisesti ilmenevien tarpeiden mukaisesti (esim. oikeusjuttu, viranomaismenettely), minimointi- ja tarkoituksen rajoitusperiaatteiden ja kunkin tytäryhtiön maakohtaisten määräysten mukaisesti.

Arvioitu/suljettu raportti anonymisoidaan korvaamalla henkilötiedot erityisillä avainsanoilla viimeistään kahden (2) kuukauden kuluttua tutkinnan päättymisestä.

Jos raportin sisäiset tarkastukset eivät herätä huolta (perusteeton raportti), tietosi poistetaan välittömästi.

Henkilötietojasi käsitellään yllä mainittujen ehtojen mukaisesti tai lyhyemmän aikaa, jos päätät käyttää jotakin seuraavassa kohdassa (4) luetelluista oikeuksista. Määräajan päätyttyä henkilötietosi poistetaan tai anonymisoidaan sisäisten menettelytapojemme mukaisesti, elleivät lakisääteiset velvoitteet toisin edellytä tai ellei henkilötietojasi tarvita oikeuksiemme suojaamiseen ennen oikeudellista tai muuta asianmukaista valtuutusta.

Huomaa, että jos pyydät poistamaan henkilötietosi, emme välttämättä pysty käsittelemään raporttiasi tai päättämään tutkintaa.


(4) REKISTERÖIDYN OIKEUDET


Pääsy, oikaisu, peruuttaminen, tietojen siirtäminen, käsittelyn rajoittaminen, käsittelyn vastustaminen ja suostumuksen peruuttaminen.

Chiesilla on asianomaiset yhteyshenkilöt, jos haluat toimeenpanna oikeutesi käyttää, muokata, vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, pyytää niiden peruuttamista, siirtämistä (soveltuvin osin) tai peruuttaa suostumuksesi tilanteissa, jotka on määritetty yleisessä tietosuoja-asetuksessa tai muissa asiaankuuluvissa säännöksissä.

Pyydämme sinua ottamaan yhteyttä emoyhtiön tietosuojavastaavaan (DPO), jos haluat saada lisätietoja ja vaatia oikeuksiesi toimeenpanoa, osoitteessa dpo@chiesi.com tai paikalliseen tietosuojavastaavaan, jonka yhteystiedot löytyvät tytäryhtiön verkkosivustolta. Lisätietoja tytäryhtiöistä on seuraavassa osoitteessa: https://www.chiesi.com/en/about-us/our-affiliates/ tai alla olevassa luettelossa.

Jos uskot, että Chiesi ei käsittele henkilötietojasi tässä ilmoituksessa kuvattujen periaatteiden tai sovellettavien lakien mukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

(5) TIETOJA AUTOMAATTISESTA PÄÄTÖKSENTEOSTA JA TÄMÄN ILMOITUKSEN PÄIVITYKSISTÄ

Henkilötietosi eivät ole automaattisen päätöksentekoprosessin alaisia (mukaan lukien profilointi).
Tätä ilmoitusta voidaan päivittää ajoittain. Tähän ilmoitukseen tehtävät päivitykset tulevat voimaan, kun ne julkaistaan alustassa.